スイミング・フィットネスの業務効率化を実現した成功事例

導入の背景

福岡県柳川市に位置する「アクセス・ジャパンスポーツクラブ柳川」は、900名を超える会員を抱えるスイミング及びフィットネス複合施設です。この施設は最近、スクール管理システム「スコラプラス」を導入しましたが、その背景には多くの業務上の課題が存在していました。

業務の逼迫

以前、同施設では主に電話と紙に依存した業務運営が行われており、特に夕方になると欠席や振替、バス変更の電話が集中することで、フロント業務が圧迫されていました。また、紙ベースの情報共有は、掲示板を適当に利用した結果、確認漏れや伝達ミスが頻繁に発生していたのです。さらに、請求業務においては、3店舗と5つの銀行分のデータを手作業でまとめる必要があり、そのプロセスは煩雑で非効率でした。入退館管理もスタッフによる手動のバーコード読み取りが必要で、業務は常に追われる状態でした。

このような状況を打破するために、「スコラプラス」の導入を決定しました。

スコラプラスの導入理由

同施設が「スコラプラス」を選んだ理由は多岐に渡ります。まず、業界での普及率の高さがポイントで、周辺のスイミングクラブの多くがすでに導入しており、運用ノウハウの共有が容易でした。また、直感的な操作性があり、現場スタッフは短期間でシステムを習得できるため、導入時の混乱を最小限に抑えることが可能でした。最後に、月額費用も手頃で、長期運用に適したコスト構造が評価されました。

新たな運営体制の確立

スコラプラス導入後、同施設の業務は劇的に変化しました。特に顕著な改善点を以下に示します。

1. 請求業務の短縮
以前は半日を要していた請求データの作成が、今や40分で完了。データ破損のリスクも回避できました。

2. 電話対応の減少
欠席や振替、バス変更がアプリで完結することで、電話対応がほぼゼロに。これによって、フロントスタッフは会員対応に専念できる環境が整いました。

3. コーチの業務負担軽減
進級テスト結果をプールサイドでタブレットに入力可能となり、従来の転記作業が不要になりました。これにより、指導に集中する時間が増えました。

4. 安全管理の強化
ICカードによる入退館管理が導入され、子どもたちの入館状況をリアルタイムで把握出来るように。保護者への自動通知も実施され、安心感が増しました。

5. バス運行の効率化
バス利用者情報がアプリを介して自動的に更新され、手書きの転記ミスを防ぎました。

業務改善の実感と感謝の声

施設のスタッフは新しいシステムを通じて実感を持っています。支配人の高山直也氏は、「事務作業の効率化により、フロント業務は一人でも十分可能になりました」と自信を持って語ります。さらに、フロントの高山美香さんは、「業務が楽になったことで、会員との会話が増え、仕事もより楽しく感じられるようになった」とコメントしています。また、古賀理恵氏は、請求作業の時間短縮がもたらした安心感に触れ、過去の不安から解放されたことを喜びました。

今後の展望

「アクセス・ジャパンスポーツクラブ柳川」では、次のステップとして、24時間フィットネス利用者向けに、スマートフォンで完結するWEB入会の導入を検討されています。これにより、フロント対応時間に依存しない入会フローを確立し、さらなる業務効率化を目指しています。

持続的な改善と地域に根ざしたサービスの提供により、同施設は今後も成長を続けることでしょう。